Dirección Administrativa Financiera

Dirección Administrativa Financiera

A la Dirección Administrativa Financiera le corresponde en articulación con el Rector, la administración de los recursos financieros, la organización de los fondos, valores, especies y títulos a favor del Instituto, la elaboración de informes económicos; así como velar por los procesos de infraestructura, mantenimiento, seguridad, gestión de riesgos en las instalaciones del Instituto; y ejecutar las políticas de gestión del personal docente y administrativo.

La Dirección Administrativa Financiera está conformada por seis (6) Unidades Administrativas:

  1. Unidad Administrativa;
  2. Unidad de Talento Humano;
  3. Unidad Financiera;
  4. Unidad de Compras Públicas;
  5. Unidad de Seguridad y Salud Ocupacional;
  6. Unidad de Mantenimiento e Infraestructura.

Atribuciones y responsabilidades de la Dirección Administrativa Financiera

La Dirección Administrativa Financiera tendrá las siguientes atribuciones y responsabilidades:

 

  1. Planificar, organizar y ejecutar la gestión administrativa y financiera en coordinación con el Rector y autoridades internas y externas de la institución;
  2. Asesorar a las autoridades en la toma de decisiones en materia financiera, administrativa y de talento humano;
  3. Monitorear la correcta implementación y aplicación de mecanismos, instrumentos y procedimientos de control interno del talento humano;
  4. Monitorear la ejecución de los procesos relacionados con los ingresos y egresos del Instituto;
  5. Controlar la planificación de talento humano de las unidades administrativas del Instituto;
  6. Coordinar el pago de los servicios institucionales;
  7. Coordinar el levantamiento y presentación del inventario de bienes institucionales al Rector, en base a los lineamientos de los organismos de control;
  8. Planificar y coordinar los recursos destinados al mantenimiento y adquisición de infraestructura y equipamiento tecnológico necesarios para garantizar la calidad de los ambientes de aprendizaje, de los laboratorios, talleres, maquinaria y equipos administrativos;
  9. Gestionar ante el órgano competente la donación o la baja de los bienes institucionales;
  10. Controlar los ingresos y egresos de los suministros, materiales y equipos en bodega;
  11. Controlar el proceso de vinculación integral del personal docente y administrativo conjuntamente con el Rectorado;
  12. Supervisar la correcta aplicación de las políticas de evaluación, formación y capacitación del personal docente y administrativo;
  13. Coordinar la aplicación del régimen disciplinario conforme a las directrices emanadas por la autoridad competente;
  14. Custodiar los ingresos por matrículas, derechos y aranceles, con las excepciones establecidas en la Constitución de la República y en la normativa de educación superior;
  15. Dirigir los mecanismos, instrumentos y procedimientos específicos de control previo e interno de la Institución;
  16. Controlar el cumplimiento del Plan Operativo Anual Presupuestario;
  17. Coordinar la declaración de impuestos del Instituto;
  18. Coordinar y controlar el plan anual de vacaciones;
  19. Administrar el portal de compras públicas del Instituto;
  20. Elaborar y dar seguimiento al cumplimiento de su Plan Operativo Anual; y,
  21. Demás atribuciones que le fuesen delegadas en el ámbito de sus competencias.

Productos y servicios de la Unidad Administrativa

Serán productos y servicios de la Unidad Administrativa:

 

  1. Informes técnicos de necesidades de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, equipos y laboratorios;
  2. Informes técnicos de adecuación y/o readecuación de bienes inmuebles;
  3. Actas de entrega recepción de bienes muebles y equipos a las distintas unidades administrativas;
  4. Reportes de la codificación e inventarios de los bienes muebles e inmuebles;
  5. Informes de ingresos y egresos de bodega, suministros, materiales y equipos;
  6. Plan de constatación física;
  7. Informes de inventario de la toma física de bienes;
  8. Informes para el pago de servicios básicos;
  9. Informes de caja chica;
  10. Informes de cumplimiento de Plan Operativo Anual

Productos y Servicios de la Unidad de Talento Humano

Serán productos y servicios de la Unidad de Talento Humano:

 

  1. Informes técnicos de la planificación de los procesos de reclutamiento y selección de personal docente y administrativo;
  2. Instructivo y programa de capacitación e inducción al personal docente y administrativo;
  3. Plan anual de formación y capacitación;
  4. Informes de ejecución del plan anual de capacitación de personal docente y administrativo;
  5. Informes de la ejecución de la evaluación de desempeño integral al personal de la institución;
  6. Informes de planificación anual del talento humano;
  7. Registro y control de asistencia;
  8. Informes de ejecución del calendario anual de vacaciones;
  9. Registro de respuestas y requerimientos internos (certificados, informes, permisos, etc.);
  10. Expedientes de los servidores de la institución en físico y digital;
  11. Informes de aplicación del régimen disciplinario;
  12. Informes de cumplimiento de Plan Operativo Anual.

Productos y servicios de la Unidad Financiera

Serán productos y servicios de la Unidad Financiera:

  1. Informes técnicos de ejecución, seguimiento y evaluación presupuestaria;
  2. Proforma presupuestaria institucional;
  3. Formularios de declaración de impuestos;
  4. Conciliación bancaria;
  5. Reporte financiero;
  6. Informe de arqueo de caja chica y fondo rotativo;
  7. Informe de registro contable de ingresos y egresos;
  8. Informe técnico de recaudación y pago de cuentas por cobrar y por pagar;
  9. Certificaciones presupuestarias;
  10. Pago de servicios básicos de la institución;
  11. Informes de cumplimiento de Plan Operativo Anual

Productos y servicios de la Unidad de Compras Públicas

Serán productos y servicios de la Unidad de Compras Públicas:

  1. Dirigir los procesos de contratación pública, para la adecuada aplicación de los instrumentos técnicos y la normativa legal del Sistema Nacional de Contratación Pública;
  2. Plan Anual de Contrataciones (PAC) y sus reformas, para su publicación en el portal de compras públicas y su ejecución;
  3. Elaboración de los pliegos y resoluciones de los procedimientos de contratación pública, para la fase precontractual, para revisión y validación de la Procuraduría General;
  4. Elaboración, notificación de funciones y responsabilidades del Administrador del contrato;
  5. Asesoría y capacitación sobre los procesos de contratación pública, a las instancias de funcionamiento del Instituto;
  6. Registro de los documentos de los procesos de contratación pública, en el portal de compras públicas, para su finalización;
  7. Seguimiento de los procesos de contratación pública, en su fase precontractual y contractual, para la apropiada aplicación de los instrumentos técnicos y la normativa legal del Sistema Nacional de Contratación Pública;
  8. Informes de los procesos de contratación pública, para determinar su estado y aplicar las debidas acciones que mejoren la eficiencia de la gestión de compras públicas;
  9. Desarrollo de los procedimientos, para la ejecución de los procesos de contratación pública e informar a la máxima autoridad de la institución sobre los resultados obtenidos;
  10. Absolver consultas sobre los procedimientos de contratación pública;
  11. Administración adecuadamente el portal de compras públicas;
  12. Informes de cumplimiento del Plan Operativo Anual.