Dirección Administrativa Financiera
A la Dirección Administrativa Financiera le corresponde en articulación con el Rector, la administración de los recursos financieros, la organización de los fondos, valores, especies y títulos a favor del Instituto, la elaboración de informes económicos; así como velar por los procesos de infraestructura, mantenimiento, seguridad, gestión de riesgos en las instalaciones del Instituto; y ejecutar las políticas de gestión del personal docente y administrativo.
La Dirección Administrativa Financiera está conformada por seis (6) Unidades Administrativas:
- Unidad Administrativa;
- Unidad de Talento Humano;
- Unidad Financiera;
- Unidad de Compras Públicas;
- Unidad de Seguridad y Salud Ocupacional;
- Unidad de Mantenimiento e Infraestructura.
Atribuciones y responsabilidades de la Dirección Administrativa Financiera
La Dirección Administrativa Financiera tendrá las siguientes atribuciones y responsabilidades:
- Planificar, organizar y ejecutar la gestión administrativa y financiera en coordinación con el Rector y autoridades internas y externas de la institución;
- Asesorar a las autoridades en la toma de decisiones en materia financiera, administrativa y de talento humano;
- Monitorear la correcta implementación y aplicación de mecanismos, instrumentos y procedimientos de control interno del talento humano;
- Monitorear la ejecución de los procesos relacionados con los ingresos y egresos del Instituto;
- Controlar la planificación de talento humano de las unidades administrativas del Instituto;
- Coordinar el pago de los servicios institucionales;
- Coordinar el levantamiento y presentación del inventario de bienes institucionales al Rector, en base a los lineamientos de los organismos de control;
- Planificar y coordinar los recursos destinados al mantenimiento y adquisición de infraestructura y equipamiento tecnológico necesarios para garantizar la calidad de los ambientes de aprendizaje, de los laboratorios, talleres, maquinaria y equipos administrativos;
- Gestionar ante el órgano competente la donación o la baja de los bienes institucionales;
- Controlar los ingresos y egresos de los suministros, materiales y equipos en bodega;
- Controlar el proceso de vinculación integral del personal docente y administrativo conjuntamente con el Rectorado;
- Supervisar la correcta aplicación de las políticas de evaluación, formación y capacitación del personal docente y administrativo;
- Coordinar la aplicación del régimen disciplinario conforme a las directrices emanadas por la autoridad competente;
- Custodiar los ingresos por matrículas, derechos y aranceles, con las excepciones establecidas en la Constitución de la República y en la normativa de educación superior;
- Dirigir los mecanismos, instrumentos y procedimientos específicos de control previo e interno de la Institución;
- Controlar el cumplimiento del Plan Operativo Anual Presupuestario;
- Coordinar la declaración de impuestos del Instituto;
- Coordinar y controlar el plan anual de vacaciones;
- Administrar el portal de compras públicas del Instituto;
- Elaborar y dar seguimiento al cumplimiento de su Plan Operativo Anual; y,
- Demás atribuciones que le fuesen delegadas en el ámbito de sus competencias.
Productos y servicios de la Unidad Administrativa
Serán productos y servicios de la Unidad Administrativa:
- Informes técnicos de necesidades de mantenimiento de bienes muebles e inmuebles, equipos y laboratorios;
- Informes técnicos de adecuación y/o readecuación de bienes inmuebles;
- Actas de entrega recepción de bienes muebles y equipos a las distintas unidades administrativas;
- Reportes de la codificación e inventarios de los bienes muebles e inmuebles;
- Informes de ingresos y egresos de bodega, suministros, materiales y equipos;
- Plan de constatación física;
- Informes de inventario de la toma física de bienes;
- Informes para el pago de servicios básicos;
- Informes de caja chica;
- Informes de cumplimiento de Plan Operativo Anual
Productos y Servicios de la Unidad de Talento Humano
Serán productos y servicios de la Unidad de Talento Humano:
- Informes técnicos de la planificación de los procesos de reclutamiento y selección de personal docente y administrativo;
- Instructivo y programa de capacitación e inducción al personal docente y administrativo;
- Plan anual de formación y capacitación;
- Informes de ejecución del plan anual de capacitación de personal docente y administrativo;
- Informes de la ejecución de la evaluación de desempeño integral al personal de la institución;
- Informes de planificación anual del talento humano;
- Registro y control de asistencia;
- Informes de ejecución del calendario anual de vacaciones;
- Registro de respuestas y requerimientos internos (certificados, informes, permisos, etc.);
- Expedientes de los servidores de la institución en físico y digital;
- Informes de aplicación del régimen disciplinario;
- Informes de cumplimiento de Plan Operativo Anual.
Productos y servicios de la Unidad Financiera
Serán productos y servicios de la Unidad Financiera:
- Informes técnicos de ejecución, seguimiento y evaluación presupuestaria;
- Proforma presupuestaria institucional;
- Formularios de declaración de impuestos;
- Conciliación bancaria;
- Reporte financiero;
- Informe de arqueo de caja chica y fondo rotativo;
- Informe de registro contable de ingresos y egresos;
- Informe técnico de recaudación y pago de cuentas por cobrar y por pagar;
- Certificaciones presupuestarias;
- Pago de servicios básicos de la institución;
- Informes de cumplimiento de Plan Operativo Anual
Productos y servicios de la Unidad de Compras Públicas
Serán productos y servicios de la Unidad de Compras Públicas:
- Dirigir los procesos de contratación pública, para la adecuada aplicación de los instrumentos técnicos y la normativa legal del Sistema Nacional de Contratación Pública;
- Plan Anual de Contrataciones (PAC) y sus reformas, para su publicación en el portal de compras públicas y su ejecución;
- Elaboración de los pliegos y resoluciones de los procedimientos de contratación pública, para la fase precontractual, para revisión y validación de la Procuraduría General;
- Elaboración, notificación de funciones y responsabilidades del Administrador del contrato;
- Asesoría y capacitación sobre los procesos de contratación pública, a las instancias de funcionamiento del Instituto;
- Registro de los documentos de los procesos de contratación pública, en el portal de compras públicas, para su finalización;
- Seguimiento de los procesos de contratación pública, en su fase precontractual y contractual, para la apropiada aplicación de los instrumentos técnicos y la normativa legal del Sistema Nacional de Contratación Pública;
- Informes de los procesos de contratación pública, para determinar su estado y aplicar las debidas acciones que mejoren la eficiencia de la gestión de compras públicas;
- Desarrollo de los procedimientos, para la ejecución de los procesos de contratación pública e informar a la máxima autoridad de la institución sobre los resultados obtenidos;
- Absolver consultas sobre los procedimientos de contratación pública;
- Administración adecuadamente el portal de compras públicas;
- Informes de cumplimiento del Plan Operativo Anual.